Installer ses équipes en coworking pendant des travaux ou un déménagement

Des travaux de rénovation, une remise aux normes ou un déménagement peuvent rendre les bureaux habituels difficiles à utiliser. Installer les équipes en coworking temporaire offre alors une solution relais, avec des postes et des services accessibles sans attendre la fin du chantier ou l’ouverture du nouveau site. Le projet demande toutefois une préparation précise : un espace agréable pour travailler seul ne répond pas forcément aux besoins d’une équipe qui doit se réunir, recevoir des clients ou traiter des informations confidentielles.

Le coworking temporaire répond-il à votre situation ?

Le coworking convient lorsque l’entreprise a besoin d’un lieu de travail fonctionnel pendant une période limitée et souhaite éviter d’aménager un second bureau de manière permanente. Il peut aussi aider à maintenir une adresse de travail commune pendant un transfert progressif entre deux sites. Avant de chercher un espace, identifiez ce qui rend les locaux actuels indisponibles : bruit, poussière, coupures de réseau, accès restreint ou fermeture complète. Cette distinction permet de déterminer si toute l’équipe doit partir ou si certains collaborateurs peuvent rester sur place.

Le calendrier du chantier compte autant que sa durée annoncée. Demandez au responsable des travaux quelles zones resteront accessibles, à quelles périodes les nuisances seront les plus fortes et quels aléas pourraient retarder la remise en service. Si les opérations se déroulent dans un bâtiment occupé, vérifiez que les circulations des salariés ne croisent pas celles des entreprises de travaux. Le coworking peut constituer un site relais complet ou simplement accueillir les collaborateurs qui ont besoin de calme, d’une connexion fiable ou d’un lieu adapté aux réunions.

Définissez les besoins de l’équipe avant de visiter

Commencez par décrire une semaine de travail habituelle. Combien de personnes viennent réellement sur site chaque jour ? Quelles activités nécessitent une salle fermée, un écran de visioconférence ou une conversation à l’abri des regards ? Les jours de présence varient-ils selon les équipes ? Ces réponses donnent une première estimation du nombre de postes et des espaces complémentaires nécessaires, sans réserver des surfaces qui resteront vides.

Cartographiez aussi les trajets. Un espace proche des bureaux actuels simplifie parfois le transfert du matériel, tandis qu’un site proche du futur bureau peut permettre une installation progressive. Regardez les transports en commun, les possibilités de stationnement, les services à proximité et les contraintes d’accès aux heures d’arrivée de l’équipe. Les trajets de l’équipe peuvent aussi guider le choix parmi les offres d’espaces de coworking disponibles, près des bureaux actuels ou du futur site. Pour un déménagement plus large, le calendrier général du projet mérite d’être coordonné avec la recherche d’une solution temporaire.

Choisissez ensuite le format qui correspond aux usages, et pas seulement au nombre de postes disponibles. Un espace ouvert peut répondre à un besoin d’occupation ponctuelle. Un bureau privatif facilite le travail collectif et les échanges sensibles. Un bureau opéré peut donner davantage d’autonomie à l’équipe grâce à un environnement prêt à l’usage. Le tableau ci-dessous aide à cadrer les visites, mais chaque opérateur définit ses propres prestations. Vérifiez-les dans son offre écrite.

Comparez les offres et sécurisez les conditions d’occupation

Demandez à chaque opérateur une proposition qui précise les espaces disponibles, les services fournis et les éventuels frais supplémentaires. Vérifiez l’accès aux salles de réunion, la connexion internet, le nettoyage, le mobilier, l’accueil des visiteurs et les horaires d’ouverture. Un tarif affiché ne décrit pas toujours l’ensemble de la prestation. Comparez les mêmes postes de dépense entre les offres pour éviter de découvrir après l’installation qu’un service indispensable est facturé séparément.

Examinez aussi le contrat avant de confirmer la réservation. Le coworking est souvent proposé sous la forme d’une offre de services, mais la nature du contrat dépend des clauses et des conditions réelles d’occupation. Faites préciser les espaces disponibles, la durée, les modalités de prolongation, le préavis, les conditions de résiliation et les règles d’accès au site. Si le chantier prend du retard, l’entreprise doit savoir si elle pourra conserver les espaces et à quelles conditions. Le comparatif des solutions immobilières flexibles peut aider à distinguer une occupation temporaire d’un besoin durable. En cas de doute sur les clauses, demandez une relecture juridique.

Lors de la visite, ne vous limitez pas à l’apparence des lieux. Testez la connexion là où l’équipe travaillera, regardez les prises disponibles et vérifiez si les salles accueillent les équipements de visioconférence nécessaires. Demandez comment l’opérateur gère les accès, les badges perdus et les incidents techniques. Pour les échanges confidentiels, repérez les bureaux fermés et les cabines d’appel, puis vérifiez les règles applicables aux visiteurs. Une visite aux horaires d’occupation habituels permet aussi de mieux apprécier le bruit et la circulation.

Organisez le transfert sans interrompre l’activité

Une fois le site choisi, désignez un référent pour coordonner l’opérateur, les travaux, l’informatique et les équipes. Préparez un plan d’installation qui indique où chaque collaborateur travaille, comment il accède au bâtiment et où se déroulent les réunions. Avant le premier jour, faites tester les équipements nécessaires : connexion, visioconférence, imprimantes et accès aux outils de l’entreprise. Une installation progressive peut révéler des problèmes pratiques avant que toute l’équipe ne bascule sur le nouveau site.

Communiquez les consignes de manière simple et centralisée. Partagez l’adresse, les itinéraires, les horaires, les règles d’accueil et le contact à joindre en cas de problème. Précisez comment réserver une salle et où organiser les appels confidentiels. Expliquez aussi ce que les salariés peuvent emporter ou stocker sur place, notamment pour éviter de laisser du matériel sensible sans surveillance.

Prévoyez une continuité pour les visiteurs, les fournisseurs et les clients. Si le coworking ne dispose pas d’un accueil dédié à votre entreprise, indiquez-leur le nouveau point de rendez-vous et la procédure d’entrée. Mettez à jour les invitations aux réunions, les consignes d’accès et les informations de livraison. Pour les échanges internes, fixez un canal de remontée des problèmes : réseau, bruit, équipement manquant ou salle indisponible. L’équipe responsable pourra alors corriger rapidement les difficultés qui perturbent le travail.

Vérifiez la sécurité et le confort dans le nouvel espace

Le changement de lieu ne dispense pas l’employeur de prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé physique et mentale des salariés. Le Code du travail prévoit des actions de prévention, d’information et de formation, ainsi qu’une organisation adaptée. Lorsque des salariés de plusieurs entreprises travaillent dans un même lieu, les employeurs doivent également coopérer en matière de santé et de sécurité. Avant l’arrivée de l’équipe, examinez les accès, les issues, les consignes en cas d’urgence et l’adéquation des postes aux tâches prévues. Faites remonter à l’opérateur toute anomalie constatée dans les espaces utilisés par vos collaborateurs.

Le confort de travail influe aussi sur la qualité de cette période transitoire. Vérifiez l’éclairage, l’assise, la température, l’acoustique et la possibilité de s’isoler pour se concentrer. Si les travaux continuent dans les locaux de l’entreprise, établissez une règle claire pour éviter que les salariés entrent dans une zone de chantier ou récupèrent du matériel sans coordination. Informez les équipes des risques propres au nouveau site et des consignes applicables.

Préparez le retour dans les bureaux rénovés ou le nouveau site

Le coworking temporaire ne doit pas devenir une période sans date de sortie. Dès le début, associez le retour à des conditions concrètes : réception des travaux, fonctionnement du réseau, installation du mobilier et disponibilité des accès. Suivez l’avancement du chantier avec un interlocuteur identifié et prévoyez une solution de prolongation si la remise des clés glisse. Le guide sur le déménagement lié plus haut recommande d’anticiper le projet global. Ce repère concerne l’organisation du déménagement, pas la durée d’occupation en coworking.

Avant le retour, vérifiez que les nouveaux espaces répondent aux besoins recensés au départ. Testez le réseau, les salles, les équipements et les accès avant de déplacer les équipes. Organisez le transport du matériel et attribuez un responsable à chaque étape : inventaire, emballage, transfert, installation et validation. Un court bilan avec les salariés après la réinstallation permet de repérer ce qui fonctionne et ce qu’il faut encore ajuster dans les bureaux.

Installer ses équipes en coworking pendant des travaux

Une partie de l’équipe peut-elle rester dans les bureaux pendant les travaux ?

Cela dépend des zones accessibles, des nuisances et des risques liés au chantier. Vérifiez les conditions avec le responsable des travaux et clarifiez les circulations autorisées. Si le bruit, la poussière ou les coupures empêchent certaines activités, un espace temporaire peut accueillir les collaborateurs concernés.

Que prévoir si le chantier prend du retard ?

Vérifiez avant de signer si l’occupation peut être prolongée, selon quelles modalités et à quel coût. Faites préciser le préavis et la disponibilité des espaces pour éviter d’avoir à organiser un nouveau transfert dans l’urgence.

Comment protéger les échanges et les documents confidentiels ?

Privilégiez un bureau fermé ou une salle adaptée aux conversations sensibles. Vérifiez les règles d’accès et évitez de laisser des documents ou du matériel sans surveillance. L’équipe doit aussi savoir où passer ses appels confidentiels et à qui signaler un problème de sécurité.

Le contrat de coworking est-il toujours une prestation de services ?

Pas nécessairement. La nature du contrat dépend de ses clauses et des conditions réelles d’occupation. Vérifiez les espaces mis à disposition, les services compris, les règles d’accès et les conditions de résiliation avant de vous engager.