Qu’est-ce que le mode d'organisation en flex office

6 juillet 2022
Photo du dessus télétravail

Flex office, flex desk, desk sharing… Sont autant d’anglicismes qui désignent le « bureau flexible » ou « bureau partagé ». De nouveaux espaces de travail mutualisés, sans bureau fixe, dans lesquels chacun des collaborateurs de l’entreprise choisit un ou plusieurs espaces de travail pour la journée. Le principe est simple : moins de postes de travail, un casier pour ranger son matériel à la fin de la journée et un roulement présentiel / distanciel entre les salariés. Il est l’une des dernières tendances en matière d’organisation du travail et semble séduire de plus en plus d’entreprises désireuses de réaliser des économies après une double crise sanitaire et économique.

Qu’est-ce que le flex office ? Définition de cette nouvelle tendance

Partant du constat que les employés d’une entreprise n’étaient jamais tous présents sur site en même temps, de nombreuses sociétés ont souhaité revoir leurs environnements de travail et gagner en flexibilité avec des espaces plus modulables et parfois plus petits.

La crise sanitaire et la mise en place du télétravail ont d’ailleurs amplifié ce mouvement. Davantage dans une optique d’optimisation des coûts, le local de l'entreprise représentant le deuxième poste de dépense d’une entreprise derrière les salaires.

Ainsi, le flex office, ou bureau partagé, permet à chaque salarié, équipé de son ordinateur portable, de s’installer où il le souhaite, grâce à des espaces modulables pensés en fonction des tâches qui lui incombent.

Des bureaux nomades, modernes et design, peu conventionnels, aménagés avec du mobilier hybride. Le tout permettant de créer de multiples ambiances de travail pour répondre aux diverses attentes des collaborateurs en fonction des moments de la journée : espaces de coworking, grand open space, bureaux dédiés / bureaux fermés, salles de réunions, phone box, alcôve, cafétéria, tiers lieux, postes de travail en bureaux satellites…

Néanmoins, nombreuses sont les sociétés à constater que les salariés souhaitent désormais privilégier le télétravail à domicile pour leur temps de travail individuel. Le bureau étant un lieu favorisé pour les moments de convivialité.  


Comment mettre en place le flex office en entreprise ?

Passer d’une organisation sédentaire à un un mode d'organisation du travail basé sur davantage de flexibilité n’est pas chose facile et les écueils sont nombreux. Il est important de préparer la transition en douceur, en suivant certaines étapes pour que les collaborateurs de l'entreprise puissent continuer à travailler dans de bonnes conditions :

 

#1 Estimer le taux d’occupation des bureaux

Il est primordial de déterminer le nombre de postes dont l’entreprise aura besoin pour que la mise en place du flex office  fonctionne. Il est hors de question, pour un salarié, d'arriver au bureau et de passer la journée à travailler avec l’ordinateur sur ses genoux !

Attention, le 100% flex ne fonctionne pas pour tout le monde. De multiples dimensions sont à prendre en compte : type d'organisation, culture de l’entreprise, conditions de travail, activités, métiers …

Par exemple, quid des équipes support qui représentent un repère important pour l’ensemble de l'entreprise ? Comment doivent-ils travailler ? Doivent-ils conserver un poste de travail fixe ? Faut-il définir un nombre de jours présentiel / distentiel ? 

 

#2 Impliquer l’ensemble des salariés au projet

La réussite du flex office nécessite que l’organisation des espaces dépende de l’organisation du travail. Le but étant de répondre à un maximum de besoins des employés avec un environnement dynamique qui permettra de concilier les différentes phases de vie, pro/perso : réflexion, temps de production effectif et convivialité.

Un élément fondamental qui nécessite, pour les fonctions RH et le management de proximité, de communiquer de manière transparente et pédagogue pour mener à bien la transition.  

 

#3 Adapter les équipements informatiques

Pour mettre en place une organisation en flex office de la manière la plus fluide possible, Il est indispensable d’investir dans des outils informatiques portables et légers pour être transportés facilement tout au long de la journée.  

Il peut également être intéressant de réfléchir à un système de réservation, par le biais d’une application mobile, pour inciter les collaborateurs à ne pas toujours s'asseoir à la même place ou simplement rechercher un collègue et collaborer avec lui.

 

#4 Bénéficier d’un accompagnement et organiser une phase de test

De manière générale, les collaborateurs sont de plus en plus demandeurs d’espaces de travail inspirants, au service de la performance. Faire appel à un conseil en immobilier d’entreprise s’avère être un bon moyen pour clarifier ses besoins et mieux percevoir ses enjeux : réductions des coûts, hausse de l'efficacité, croissance, RSE…

Un expert en immobilier d’entreprise sera à même de construire, avec la société utilisatrice de locaux professionnels, une stratégie de travail hybride  / un outil immobilier, dans un lieu de travail adapté aux exigences de demain en assurant pérennité et rentabilité.

Comme pour de nombreux projets majeurs en entreprise, il est vivement recommandé de réaliser une phase test sur un échantillon de collaborateurs (une partie des équipes, un service, des volontaires…) pour mesurer les attentes et les craintes de ces derniers.


Quels sont les avantages du flex office ?

Le rapport au travail a changé et l’image du bureau à évolué. Post pandémie, le rôle principal du lieu de travail n’est autre que de fédérer et mettre à disposition un certain nombre d’équipements et d’espaces agréables dont les collaborateurs ne disposent pas en télétravail (mobilier de bureau de qualité, salles de réunion, lieux de partage, aménagements de qualité, différents types d'environnements). L’Humain est désormais placé au cœur de la stratégie des entreprises.

En ce sens, le mode d'organisation flex office, ou bureau flexible, présente de nombreuses qualités :

 

#1 Rompre la monotonie, motiver et participer au bien être des collaborateurs

Basé sur le principe du « sans bureau fixe », le concept du flex office incite les employés de l’entreprise à davantage d’agilité et de partage.

Un mode d'organisation qui permet de de faciliter l'échange, la communication et favoriser l’esprit d’équipe.

 

#2 Booster la créativité & la productivité 

Le flex office permet aux collaborateurs d’organiser leur temps de travail comme bon leur semble. Ces derniers peuvent tout à fait choisir de s’isoler dans un bureau cloisonné / bureau attitré pour réfléchir et produire au calme. À l’inverse, favoriser l’esprit collaboratif, l’échange et le partage dans des espaces conçus à cet effet.

De nouvelles habitudes de travail qui favorisent la créativité et la productivité.

 

#3 Réduire les coûts fixes grâce à une optimisation de l’organisation de travail 

En réalité, le taux d’occupation moyen d’un bureau attitré est de seulement 60%.

L’optimisation de la présence physique des ressources humaines de l’entreprise et, de ce fait, des mètres carrés utilisés en flex office, permet de réaliser des économies.


Quels sont les inconvénients du flex office ?

Si adopter le flex office  permet à beaucoup d’entreprises de précieuses économies et offre de manière générale de nombreux avantages aux collaborateurs, il n’en demeure pas moins que cette solution ne peut être adaptée à l’ensemble des sociétés et plus encore, des salariés.

La flexibilisation des espaces de travail en entreprise peut engendrer certaines incommodités.

 

#1 L’organisation

En flex office, l’organisation du quotidien nécessite davantage de rigueur et peut rapidement devenir une source de stress. Si ce mode de travail hybride semble, en apparence, apporter une plus grande flexibilité et liberté aux salariés, ce dernier peut rapidement devenir consommateur de temps.

Le desk sharing nécessite par exemple, selon la combinaison choisie, de vérifier les horaires d’ouverture des potentiels tiers lieux ou coworking concernés, de trouver une place, de s’assurer que le wifi fonctionne correctement dans les différents espaces utilisés et de ranger l’intégralité de ses effets personnels à la fin de la journée.

 

#2 La personnalisation

Le « sans bureau fixe » suppose de ne laisser aucun objet personnel sur son espace de travail. Dans ce cas, le sentiment d’impersonnalité voire d’interchangeabilité peut vite se faire ressentir chez les salariés.

 

#3 La productivité 

Pouvoir choisir un espace de travail dans lequel on se sent bien est souvent vecteur d’amélioration de la productivité et du bien-être au travail.

Néanmoins, tout comme le fait de travailler en open space, une organisation trop déstructurée peut vite tourner au cauchemar : perte d’intimité, perte d’efficacité, stress…


Contrairement à ce que l’on pourrait penser, réussir la mise en place du flex office ou, flex desk, n’est pas réservé aux startups. Néanmoins, si le flex office affiche des qualités certaines, il présente également son lot de difficultés. Il doit en effet faire l’objet d’une transition douce et progressive et s’accompagner d’un management de proximité à l’écoute des besoins et des contraintes exprimées par les salariés.


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