Quelles sont les étapes clefs pour réussir le déménagement de votre entreprise ?

Déménager vos bureaux suppose le respect de plusieurs étapes allant du choix des espaces à l’information des salariés. L’entreprise doit également respecter des formalités administratives et assurer l’inventaire du mobilier professionnel.

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Réussir le déménagement de vos bureaux : les étapes clefs

Choisir un secteur et des espaces adaptés

La première étape de votre déménagement consiste évidemment à trouver les futurs bureaux de votre entreprise. En fonction de votre stratégie immobilière – recherche de siège social, optimisation des espaces de travail, regroupement de sites etc. – il vous faudra identifier le secteur d'implantation adapté à l'image de votre société et à son activité. Assurez-vous de disposer d'espaces de travail favorables au bon déroulement de votre activité en tenant compte des nouveaux modes de travail, flex office et nomadisme digital, et de la QVT des salariés.

 

Faites un inventaire de votre mobilier d’entreprise

Il sera ensuite nécessaire d'effectuer un inventaire complet du mobilier et des équipements qui contribuent au fonctionnement de votre entreprise : cette étape n'est pas seulement destinée à éviter les pertes de matériel, mais vous permettra également de déterminer ce qui sera réutilisable dans le cadre de vos nouveaux bureaux. En effet un déménagement au sein d'un immeuble neuf peut rendre vétustes voire obsolètes vos anciens équipements, qui ne seront peut-être plus adaptés aux nouveaux espaces. Grâce à cet inventaire et à un traçage de vos équipements, vous permettrez à vos bureaux d'être opérationnels dans les jours qui suivront l'installation de votre entreprise.

 

Informer et impliquer les salariés ou collaborateurs

Le déménagement de votre entreprise passe nécessairement par l'information des salariés et collaborateurs :

• Si la société compte moins de 50 salariés : il vous faut prévenir les délégués du personnel ou, à défaut, vos salariés ;

• Si la société compte plus de 50 salariés : il convient de consulter le comité d’entreprise (CE) et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)

N'hésitez pas à impliquer les salariés et collaborateurs de l'entreprise en organisant des réunions qui leur permettront d'exprimer leur point de vue quant aux futurs espaces de bureaux. N'oubliez pas que la qualité de vie au travail (QVT) est un facteur de productivité et de bien-être, la communication étant l'une des clés d'un déménagement professionnel réussi.

 

Accomplir les formalités de déménagement et effectuer les changements d’adresse

Le déménagement d'une entreprise impose le respect de plusieurs formalités administratives, notamment en cas de transfert de siège social. Outre des procédures spécifiques telles que la publication d'avis de modification au journal d'annonces légales, l'entreprise devra impérativement informer les différentes personnes, sociétés et administrations qui rythment son activité : clients et fournisseurs bien sûrs, mais également centre des impôts, sécurité sociale, URSSAF ou encore banques. Pensez à résilier ou transférer vos abonnements auprès de vos fournisseurs d'énergie, de téléphonie / Internet, eau etc. Une occasion de trouver de nouvelles offres qui vous permettront éventuellement de réduire les dépenses mensuelles de votre entreprise.

 

Pour aller plus loin, consultez notre livre blanc “Déménager son entreprise - les 7 étapes clés”

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