Comment choisir un emplacement pour des bureaux d'enteprise ?

Emplacement bureau : Nos conseils pour bien le choisir

Le succès de l’implantation de votre entreprise peut dépendre pour beaucoup de son emplacement. Arthur Loyd Grenoble vous donne ses conseils pour le choisir avec soin.

Le lieu d'implantation dépend du profil de votre entreprise

Il n’existe pas de recette miracle pour trouver le meilleur emplacement pour vos bureaux. Ce qui fonctionnera pour d’autres ne sera peut-être pas la bonne solution pour vous, et la recherche d’un lieu pour implanter votre entreprise nécessite une réflexion préalable. Qu’il s’agisse de louer ou d’acheter des bureaux, la localisation est un critère primordial qui aura des effets sur la productivité de votre activité. Pour affiner votre recherche et vous concentrer sur l’essentiel, un petit exercice pratique vous permettra de partir sur de bonnes bases.

Quel type d'entreprise ?

La première question à vous poser concerne le profil de votre entreprise. La nature de votre activité est un point-clé à prendre en compte pour choisir un emplacement parfait pour vos bureaux. Une société informatique qui ne reçoit pas de public mais nécessite de grands espaces de travail et un haut débit informatique n’aura pas les mêmes exigences qu’un bureau de conseil à vocation d’accueillir ses clients dans des espaces confidentiels dédiés à un type d’activité. En établissant une liste des caractéristiques de votre entreprise, vous aurez déjà une idée plus claire sur quel espace de travail dans quel immeuble de bureaux sera le plus à-même d’abriter vos locaux.

Quelles infrastructures ?

Votre activité nécessite-t-elle des équipements spécifiques ? Est-il important pour vous d’implanter vos bureaux à proximité d’un entrepôt de stockage ? Aurez-vous besoin d’un parking pour garer des fourgonnettes ou des camions ? Autant d’éléments qui auront leur importance dans le choix d’un emplacement. Inutile de chercher à vous implanter en centre-ville si vous savez déjà qu’il vous faudra des places pour stationner des véhicules lourds, ou si vous souhaitez vous rapprocher le plus possible d’un local d’activité.
Également il est nécessaire de vous demander quels sont vos clients et quels sont vos fournisseurs, si vous les accueillez dans vos locaux ou si vous vous déplacer chez eux ?

Pour quelle durée ?

Start-up en pleine croissance ou multinationale pérenne, deux profils pour deux emplacements différents. Si vous prévoyez de louer des bureaux pour une courte durée, vos exigences ne seront sans doute pas les mêmes que si vous souhaitez vous implanter durablement. Les critères changent, les lieux les plus adaptés aussi. La flexibilité du bail est alors à prendre en considération, tout comme la liquidité de votre bien si vous opter pour une acquisition.

Quel budget pour l'implantation d'une entreprise ?

Une fois que vous aurez défini le profil de votre société et que vous aurez commencé à réfléchir à vos besoins et vos attentes, il faudra vous pencher sur l’aspect budget. Pour un premier achat de bureaux ou une location, certains aspects peuvent vous échapper, et vous laisser de mauvaises surprises. Tour d’horizon des différentes caractéristiques à ne pas négliger :

Le coût d'achat ou le loyer

Vous y avez certainement déjà pensé, mais le prix des bureaux, qu’il s’agisse d’achat ou de location, doit être mûrement réfléchi. Vous devrez analyser votre chiffre d’affaires/résultat/marge et vos projections sur les années à venir pour estimer votre budget. Plus des bureaux sont spacieux, équipés et modernes, plus le coût sera logiquement élevé. L’année de construction comme l’emplacement sont aussi déterminants dans le prix du bien. La définition de vos besoins réalisée au préalable vous permettra de savoir sur quels critères vous pouvez faire l’impasse, et quels éléments sont non négligeables.

Les frais liés à l'occupation des lieux

Attention, une fois la vente ou le bail signé, les dépenses ne s’arrêtent pas. Pensez à bien faire le tour des frais d’occupation d’un immeuble de bureaux. Y a-t-il et quels sont des frais d’entretien ? De sécurité, de gardiennage ? De parking ? De copropriété ? L’accès aux salles de réunions est-il payant, la connexion internet et le téléphone sont-ils inclus, ou à votre charge si vous êtes dans une formule type coworking ? Tous ces aspects sont à étudier dans le détail, sous peine de déconvenues une fois l’entreprise installée.

Les taxes et impositions

Les taxes foncières sur les bureaux peuvent varier parfois du simple au quadruple selon les communes et aller jusqu’à représenter 30 % du montant du loyer. Renseignez-vous sur le montant des taxes avant de signer, pour être sûrs de pouvoir les assumer, prévoir un budget dédié dans votre comptabilité et éviter les mauvaises surprises car contrairement au logement ces taxes sont refacturables au locataire par le bailleur.

Les frais d'assurance

L’assurance de vos locaux professionnels vous incombe peut-être. Un coût à prendre en compte dans la budgétisation de votre recherche, au même titre que vos frais annexes. Les tarifs d’une assurance professionnelle dépendent du chiffre d’affaires, mais aussi de la zone géographique et de la surface de vos bureaux. Vous pouvez faire une simulation pour obtenir une prévision des frais engendrés.

Et vos employés dans tout ça ?

Ils sont les premiers concernés par le choix de l’emplacement de vos bureaux. Vos collaborateurs, leurs attentes et leurs profils font partie des critères de choix en tête de liste. Vous pouvez envisager une consultation pour mieux comprendre leurs besoins, ou réaliser vous-même une projection en fonction des données dont vous disposez. L’éloignement du lieu de travail suite à un déménagement de l’entreprise peut entraîner des départs de salariés. L’impact en termes de savoir-faire peut être dommageable pour l’entreprise.

Petite ou grande enteprise

Le nombre de salariés est un élément clé de la recherche de locaux professionnels. Une petite équipe n’aura pas les mêmes besoins qu’une entreprise de 200 personnes. Vous faudra-t-il un ou plusieurs étages ? Un immeuble entier ? Combien de salles de réunions ? D’open spaces ? Autant de caractéristiques qui dépendent directement de la taille de votre entreprise et de son organisation interne : habitude de travail à conserver ou volonté de faire évoluer les choses. Ces paramètres seront cruciaux dans le choix de l'emplacement de votre local et son agencement.

Quels profils de salariés ?

Connaître le profil de vos salariés vous permettra de mieux estimer leurs attentes. La majorité de vos collaborateurs se rend au bureau en voiture ? Un parking sera essentiel pour leur permettre d’arriver à l’heure, et dans les meilleures conditions. Plutôt adeptes de la trottinette ou des transports en commun ? Un emplacement facilement accessible, à proximité d’un arrêt de bus, métro ou tramway leur facilitera la vie. Adeptes du travail en équipe ? Un open space, plusieurs salles de réunions bien équipées seront nécessaires.

Des bureaux qui vous ressemblent

Si vous souhaitez implanter votre entreprise de manière durable, vos bureaux deviendront votre signature. Votre adresse fera partie de votre image de marque, au même titre que votre communication et vos valeurs. Sélectionnez un emplacement qui vous ressemble, et qui véhiculera votre identité auprès de vos clients, comme de vos collaborateurs. L’immeuble qui abrite vos bureaux deviendra peut-être l’un de ces lieux iconiques qui nous font toute de suite penser à l’entreprise qui les occupe !