Qui doit financer les actions liées au décret tertiaire : le bailleur, le locataire, ou les deux ? La réponse dépend en grande partie de ce que le bail prévoit en matière de charges, de consommation et de travaux.
Les obligations du décret tertiaire et le rôle du bail commercial
Le décret tertiaire (dispositif Éco Énergie Tertiaire) met en place trois obligations : réduire les consommations, déclarer les données sur OPERAT et annexer au bail une évaluation du respect de l’obligation. Ces obligations concernent les propriétaires et, le cas échéant, les preneurs à bail.
La mise en œuvre se répartit donc entre les parties, en fonction de ce que chacune exploite et de ce que le bail prévoit.
Décret tertiaire locataire : ce qui se joue côté exploitation
Avec le décret tertiaire, la mise en conformité intéresse le locataire s’agissant de l’exploitation, des usages et des données de consommation .
Dans les faits, l’exploitant concerné par le Décret Tertiaire peut être un locataire, un sous-locataire, un franchisé ou un délégataire.
Données et OPERAT : ce qu’il faut prévoir au bail
Les propriétaires et les preneurs communiquent mutuellement les consommations annuelles réelles des équipements et des systèmes dont ils assurent respectivement l’exploitation.
Ensuite, la déclaration sur OPERAT peut être réalisée par l’une ou l’autre partie selon les responsabilités prévues au bail. Il est fréquent de désigner un interlocuteur référent avec la possibilité d’ouvrir des accès et de déléguer à des prestataires.
Plan d’actions et suivi : ce que les parties doivent trancher
Dans les faits, bailleur et locataire doivent s’accorder sur trois points :
- qui porte les obligations déclaratives ;
- quel plan d’actions est retenu ;
- et comment les actions sont suivies dans la durée.
Par exemple, « le bailleur prend en charge les travaux portant sur la structure et les équipements communs, le locataire prend en charge les actions liées à l’exploitation et aux usages ». Une répartition par poste est aussi envisageable.
Répartition des charges sur le bail commercial : la base du « qui paie quoi »
La répartition des charges entre bailleur et locataire est réglementée. Elle doit apparaître dans un inventaire précis et limitatif intégré au bail ou en annexe. Sans cet inventaire, le bailleur ne peut pas facturer certaines charges au locataire.
Information sur les travaux : ce que le bailleur doit communiquer
Le bailleur doit communiquer un état prévisionnel des travaux sur 3 ans et un état récapitulatif des travaux réalisés sur les 3 années précédentes, avec leur coût. À la demande du locataire, il doit transmettre les justificatifs associés.
Factures d’énergie : la situation la plus courante
Les dépenses courantes d’eau, de gaz et d’électricité font partie des dépenses d’exploitation généralement supportées par le locataire, dans les conditions prévues au bail.
Grosses réparations : ce qui reste côté bailleur
Les dépenses de grosses réparations touchant à la structure relèvent, par principe, du bailleur. Elles se caractérisent par leur importance matérielle et par un coût « exceptionnel ».
Qui paie quoi avec le décret tertiaire : une lecture par familles de coûts
Pour éviter les frictions, il est utile de distinguer plusieurs catégories : données / déclaration, exploitation, études / assistance et travaux.
Données : qui doit fournir quoi ?
Chaque partie doit pouvoir fournir les consommations liées aux équipements et systèmes qu’elle exploite, puis les transmettre à l’autre partie selon une procédure prévue au bail (périmètre, fréquence, format).
OPERAT : qui déclare ?
Le bail peut prévoir que la déclaration est portée par le propriétaire, par le locataire, ou qu’elle est déléguée (prestataire, gestionnaire de réseau…) selon les responsabilités contractuelles.
Audits, études, prestataires : possible refacturation, à condition de l’écrire
Les dépenses liées à l’amélioration de la performance énergétique (audits, études, rémunération de prestataires, y compris pour les déclarations OPERAT) peuvent être refacturées au preneur si la clause de refacturation le prévoit.
Travaux de performance énergétique : transfert possible, sous réserves
Les travaux de performance énergétique devenus obligatoires peuvent être qualifiés de travaux de mise en conformité. Ils peuvent être refacturés au preneur sous réserve d’avoir : une clause de transfert claire et précise et que les travaux ne relèvent pas des grosses réparations de l’article 606 du Code civil.
Quand le bail commercial intègre des clauses « énergie »
Quand le décret tertiaire impose un suivi renforcé, il peut être ajouté au bail commercial une annexe énergie dédiée à la performance énergétique. Elle encadre les échanges de données, la déclaration et le plan d’actions.
Baux en cours : rien n’impose un avenant, mais les clauses existantes montrent vite leurs limites
La loi n’impose pas de modifier un bail en cours. Les parties peuvent ne rien signer et s’appuyer sur les clauses existantes (travaux, mise en conformité, etc.).
Cette option est souvent insuffisante, car pour atteindre les objectifs, il faut un plan d’actions détaillé, parfois construit avec un prestataire. Il est recommandé de produire un avenant et une annexe spécifique.
Nouveau bail ou bail renouvelé : clauses explicites, puis annexe dédiée
Sur un nouveau bail ou un bail renouvelé, les parties peuvent rédiger des clauses explicites directement dans le bail et les préciser dans une annexe dédiée.
Annexe environnementale : une base utile
L’annexe environnementale prévue pour certains baux repose déjà sur un mécanisme similaire. Le document prévoit l’échange d’informations utiles, l’élaboration d’une liste avec les caractéristiques des équipements, les consommations annuelles et l’engagement sur un programme d’actions.
Checklist des éléments à clarifier
Pour vous accompagner, voici une checklist des éléments à clarifier lors du bail :
- périmètre (entités exploitées, parties communes, mono/multi-utilisateur) ;
- équipements/systèmes exploités par chaque partie et données associées ;
- modalités d’échange des consommations (format, calendrier, responsable) ;
- organisation OPERAT (qui déclare, qui contrôle, quelles délégations) ;
- prise en charge des audits/études/prestataires (clause explicite) ;
- règles de prise en charge des travaux (limite grosses réparations, cas des mises en conformité).
Points de vigilance : ce qui peut compliquer la répartition
Vacance : lorsqu’un bâtiment mis en location est vacant, les obligations incombent au propriétaire bailleur.
Ensemble avec plusieurs locataires : le bail doit préciser la répartition des charges ou du coût des travaux entre locataires, généralement au prorata des surfaces exploitées.
