Flex Office : du salarié d'aujourd'hui au sans bureau fixe de demain...

L’uberisation de la société a très largement installé dans les mœurs le «  co- », ou la logique de partage de biens traditionnellement personnels : la voiture, le logement, etc. Le bureau n’est pas exempt de cette évolution !

Le Flex Office ou « Desk Sharing »consiste en l’absence de bureaux attitrés sur son lieu de travail. Un mode d’organisation post « Open-Space », né de l’essor du numérique. Il porte en lui la promesse d’un environnement de collaboration, plus nomade, plus souple et plus convivial que les bureaux traditionnels.

Le Flex Office s’accompagne quasi systématiquement de l’ouverture au télétravail. De fait, les 2 répondent à la même logique de souplesse. 3 piliers fondamentaux :

• # Flexibilité : Un espace aménagé pour optimiser les surfaces, avec des postes de travail standardisés et non attribués, utilisables par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ;
• # Verticalité : Un espace aménagé par activité. Les salariés ont accès à une grande diversité de mobilier et des typologies de postes de travail différentes selon leurs besoins ;
• # Sociabilité : Un aménagement qui facilite le lien humain et le partage d’idées dans les espaces communs notamment et qui viennent même remplacer certaines réunions par exemple.

Le Flex Office pour l'employeur

• Optimisation de l'occupation des espaces
• Hausse de la productivité des collaborateurs
• Fluidité des rapports entre les salariés & séduction des nouvelles générations
• Gain de temps auparavant utilisé pour l’aménagement du bureau d’un nouvel arrivant

Le Flex Office pour les collaborateurs

• Possibilité de travailler dans des lieux pensés pour les diverses tâches de la journée
• Plus grande liberté d’organisation de son temps de travail
• Baisse du temps de transport avec le home office
• Meilleur équilibre vie pro/ vie perso

Attention, quelques écueils restent néanmoins à éviter

Une organisation approximative de l’entreprise pourrait pousser les collaborateurs à l’isolement et à la perte de motivation et de productivité .Une réduction trop importante du nombre de postes de travail pourrait déstabiliser les équipes.

Le100% flex office est extrêmement rare. Cette organisation ne correspond pas à tous les métiers de l’entreprise !

Comment réussir son flex office ?

Il est essentiel de passer par une phase de diagnostic afin d'analyser les habitudes des collaborateurs et de prendre en compte toutes les spécificités liées à certains métiers, certains départements comme la comptabilité et l’I.T... qui restent souvent fixes.

Il est également indispensable de compenser la perte de bureaux individuels par des espaces plus collaboratifs, dans lesquels les équipes pourront travailler et échanger (cafétéria, bibliothèque, salles de réunions, bulles téléphoniques...

Un retour d'expérience de la part des collaborateurs est également très bénéfique au bon fonctionnement d'une nouvelle organisation, permettant de constater, en situation, ce qui fonctionne ou pas. Une phase test permet par exemple d’identifier les points de blocage & d’y remédier. Durant cette période, il est recommandé d’impliquer des représentants de l’ensemble des métiers dans un processus de co-construction car nombreux sont les salariés qui appréhendent la génération « Sans Bureau Fixe ».

La rédaction d'un règlement intérieur et notamment la définition de règles du "vivre ensemble" ou comment cohabiter ensemble dans les espaces communs est vivement recommandé pour assurer le confort de tous (réunions informelles vs. besoin de calme, clean desk vs. effets personnels,  salles de réunion vs. zones partagées…)

Enfin, montrer l'exemple reste encore le meilleur moyen de faire adopter le flex office à ses équipes. Dans l'idéal, la hiérarchie peut elle aussi passer en bureaux ouverts, favorisant ainsi la transparence et la fluidité des échanges.

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