Quelles sont les étapes clefs pour réussir le déménagement de votre entreprise ?

Réponse

Réussir le déménagement de vos bureaux : les étapes clefs

Choisir un secteur et un immeuble adapté 

La première étape d’un déménagement est bien entendu l’identification des locaux qui correspondent à votre stratégie : réduire ou optimiser l’empreinte immobilière de la société, améliorer son image, s’implanter au sein d’un secteur plus dynamique etc. Il est donc essentiel en premier lieu de fixer les critères qui présideront à votre démarche et d’étudier les besoins propres à votre activité.

Informer et impliquer les salariés ou collaborateurs  

L’entreprise qui déménage ses locaux ou bureaux est tenue d’informer ses salariés :

• Si la société compte moins de 50 salariés : vous devez prévenir les délégués du personnel ou, à défaut, vos salariés ;
• Si la société compte plus de 50 salariés : il convient de consulter le comité d’entreprise (CE) et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)

La communication étant essentielle au succès de votre projet, des réunions peuvent être organisées afin que chacun puisse s'exprimer sur les aménagements qui caractériseront vos nouveaux espaces professionnels. 

Accomplir les formalités de déménagement et effectuer les changements d’adresse 

Dans le cadre d’un déménagement il est impératif de respecter plusieurs formalités administratives. En cas de transfert de siège social notamment, des procédures spécifiques sont nécessaires parmi lesquelles une publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales. Il est également nécessaire de souscrire à un nouveau contrat d’assurance. L’entreprise doit prendre soin d’informer ses divers interlocuteurs et contacts :  centre des impôts, sécurité sociale, Urssaf, banque, clients, fournisseurs etc. Pensez également à résilier et/ou transférer vos abonnements auprès de vos prestataires en téléphonie/internet, électricité, eau etc. 

Inventoriez et triez le mobilier de votre entreprise

Le déménagement de vos bureaux et locaux au sein d’un immeuble neuf peut rendre « obsolète » d’anciens mobiliers du fait de la nouvelle configuration des espaces. Il vous faudra donc opérer un inventaire de vos équipements en fonction de leur adaptabilité ou de leur vétusté. Cela permettra de déterminer la part de mobilier réutilisable et celle qui devra être stockée ou détruite. Il importe d’assurer un traçage optimal de vos équipements afin que vos nouveaux bureaux et locaux soient opérationnels dans les jours qui suivent l’emménagement de l’entreprise.