Comment bien choisir ses futurs locaux de bureaux

Lorsqu'il s'agit de choisir de nouveaux bureaux, à la location ou à l'achat, il est essentiel de prendre en compte certains critères. Une sélection d’actifs minutieuse, répondant à l’image et aux méthodes de travail mises en place par l’entreprise est alors nécessaire.  

Pour ce faire, Il est fortement recommandé de s’adresser à un Conseil, expert dans le domaine de l’immobilier d’entreprise pour anticiper les fluctuations du marché et les tendances à venir afin d’adapter au mieux son outil immobilier : localisation, surface, type d'engagement, accessibilité, agencement, équipements, services…  

Pour faciliter ces démarches, certains facteurs essentiels sont à prendre en compte pour appréhender l'organisation et concrétiser un projet d'achat ou de location de ses futurs locaux de bureaux.  

L’importance d’évaluer ses besoins pour trouver des locaux professionnels

Avant de concrétiser un projet, il est essentiel de définir une stratégie en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise tels que sa taille, sa croissance envisagée et l’organisation souhaitée.  

La création d'un cahier des charges est un outil précieux pour clarifier ces réflexions. Il permet d'introduire des idées et de visualiser plus facilement ses besoins. C'est un moyen efficace pour apporter de la précision et de ce fait, prendre des décisions pertinentes correspondant aux attentes du projet.

Ce dernier permet de déterminer la configuration des espaces nécessaires à mesure des activités prévues. Il permettra de faire un choix entre des lieux de coworking prêts à l'emploi, des bureaux privés fermés ou, à l'inverse, des lieux de travail ouverts.

Il est indispensable d'examiner l'ensemble des besoins de la société et plus particulièrement des collaborateurs pour obtenir le résultat escompté. Il est vivement conseillé de maintenir le cahier des charges à jour pour garantir la qualité des choix effectués. Cet outil doit devenir un guide pratique pour la mise en place du projet.

Les responsabilités liées à la maintenance et aux réparations sont généralement prises en charge par le propriétaire, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales. 

Déterminer si vous devez louer ou acheter un bureau

Acheter ou louer ses locaux professionnels ? Vaste sujet qui nécessite de savoir se projeter dans le futur pour prendre en compte les éventuelles variations de croissances économiques et RH de l’entreprise afin de déterminer le système de financement le plus approprié.

La location de bureau

Louer ses bureaux offre un avantage de flexibilité aux entreprises en plein développement. La location permet aux petites et moyennes entreprises de déménager au gré de leur croissance. Que ce soit dans le cadre d’un bail commercial, dérogatoire ou en coworking, le contrat de location permet de trouver des locaux professionnels dans un temps relativement restreint, adaptés au cahier des charges de l’entreprise.  

Côté fiscalité, l’ensemble des dépenses de la société relatives au loyer ou aux charges est déductible de son impôt sur le résultat. Attention, louer ses bureaux peut également avoir des inconvénients : fluctuation imprévisible du loyer, travaux et aménagements plus contraints, clauses du bail contraignantes… Notons également que louer ses bureaux ne permet aucun avantage patrimonial.  

L’achat de bureau

Si une grande majorité des entreprises font le choix de louer leurs locaux professionnels, acheter ses bureaux revêt plusieurs avantages. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, l’acquisition de bureaux n’est pas uniquement réservée aux grandes entreprises. Des sociétés de toutes tailles (PME, start-up etc.) présentant une bonne situation financière sont également séduites par cette solution.  

Acheter ses bureaux permet en effet de se constituer un patrimoine immobilier tout en faisant supporter l’endettement à la société. L’acquisition offre également l’opportunité d’envisager réaliser une plus-value à la revente. L’entreprise acquéreuse doit néanmoins affronter deux obstacles majeurs : Le coût de l’investissement : emprunt, frais de notaire, honoraires agence… et la pénurie d’offres de bureaux à la vente, notamment sur le marché Parisien. Côté fiscalité, l’amortissement et les paiements des intérêts permettent eux aussi de réaliser des économies d’impôts.   

L’accessibilité et l’emplacement des locaux de bureaux

L’implantation des sites de bureaux est un facteur crucial qui peut offrir de nombreux avantages. Il doit être compatible avec plusieurs éléments et répondre au budget prévu initialement. Il doit être cohérent avec la stratégie de l'organisation.  

• Accessibilité et desserte

Transports en commun, accès routiers et parkings sont autant de critères contribuant à réduire les contraintes de déplacement, favorisant ainsi la ponctualité et la satisfaction des employés.  

• Un quartier dynamique

L'emplacement peut influencer positivement la perception des clients, des partenaires et des employés. La localisation des bureaux exerce une forte influence sur la notoriété de l'entreprise. Être situé dans un quartier vivant et fréquenté accroît en effet la visibilité de cette dernière et peu sensiblement permettre d’accroitre les opportunités commerciales.  

• Environnement et commerces de proximité

Des bureaux à proximité d'infrastructures et de services essentiels tels que les restaurants, les commerces et les écoles facilitent la vie quotidienne des employés. Cela leur permet d'accéder facilement à des commodités importantes et profite à leur bien-être général.  

Définir le type de locaux de bureaux adapté à l’entreprise et ses activités

Il est crucial de choisir un type de bail qui correspond aux attentes et aux activités spécifiques de l'entreprise. Que ce soit pour l'achat ou la location de bureaux, l'objectif principal est de créer un environnement de travail confortable où les utilisateurs se sentent à l'aise et épanouis.  

Les bureaux privés traditionnels  

Il s'agit de locaux indépendants dédiés exclusivement à une entreprise ou à une organisation. Ces derniers offrent un niveau de personnalisation et de confidentialité très élevé.

Les espaces de coworking  

Ce concept offre une solution idéale pour trouver des superficies de bureau adaptables à l’évolution des entreprises en croissance. Cependant, il est important de prendre en considération les éventuels points de vigilance concernant le manque de confidentialité et de concentration possibles selon les espaces choisis. En privatisant certains espaces, il est possible de répondre aux besoins spécifiques de chaque utilisateur et d’assurer un certain niveau de confidentialité tout en profitant de la dimension flexible.

Les bureaux partagés  

Les espaces sont partagés par plusieurs entreprises ou équipes au sein d'un même lieu. Chaque entreprise dispose de sa propre surface de travail tout en partageant certains services et espaces communs, tels que les salles de réunion, de détente ou de restauration.

Les bureaux flexibles

Les bureaux flexibles sont des locaux conçus pour s'adapter aux besoins changeants d'une entreprise. Cela peut inclure des bureaux modulables, des solutions de location à court terme ou des espaces polyvalents.  

L'appréciation d'une catégorie de bureau dépend des revendications et des préférences spécifiques de l'entreprise. Les zones ouvertes offriront de la praticité, de la flexibilité et permettrons une plus grande facilité d’échange et de collaboration, tandis que les bureaux privés, permettront la personnalisation, la confidentialité et, éventuellement, des économies potentielles grâce à la sous-location.  

En évaluant attentivement ces facteurs, les sociétés pourront créer un espace de travail qui favorise la productivité, la collaboration et la satisfaction des employés, tout en répondant aux contraintes spécifiques de l’organisation de la compagnie.  

Prendre en compte l’aménagement et les équipements des locaux à usage de bureaux

Les collaborateurs doivent disposer d'un aménagement de bureaux en accord avec leurs activités. Pour que les locaux correspondent aux requêtes spécifiques de l’organisme, il essentiel de définir un cahier des charges qui permettra d'établir un équilibre entre l’ensemble des espaces aménagés.

L'objectif étant de disposer de bureaux en adéquation avec les fonctions et les domaines de chaque business unit tout en créant une ambiance propice à l'appartenance et au confort des travailleurs.

En règle générale, il est recommandé de prévoir une superficie minimale de 10m2 à 15m2 par personne. Une utilisation judicieuse des surfaces est essentielle pour en maximiser son efficacité à long terme.  Il peut être utile d’optimiser l'usage de chaque mètre carré en intégrant par exemple, des solutions de rangement efficaces et des meubles modulables.

Enfin, il est opportun, lorsque cela est possible, de prévoir un ou plusieurs lieux de rencontre tels qu'une salle de sport, des espaces verts, une salle de repos ou une cafétéria. Ces dispositions favorisent la cohésion, participent à une meilleure performance des équipes et renvoie une image positive de l’entreprise.