Travail hybride : le futur des entreprises

Qu'est-ce que le travail hybride ? 

Le travail hybride constitue un modèle d'organisation professionnelle qui harmonise et coordonne présence au bureau et télétravail. Il offre aux employés la possibilité de répartir leur temps entre leur lieu de travail habituel – bureau - et tiers lieux au choix. Cette méthode offre une souplesse considérable, permettant aux collaborateurs de travailler de manière productive, depuis leur domicile, un bureau traditionnel, ou même à l'étranger.

Les entreprises ont la latitude de mettre en place diverses modalités de travail hybride. Elles peuvent opter pour des horaires prédéfinis, fixant ainsi les jours et les heures où les employés doivent être présents au bureau. À l'inverse, elles peuvent accorder une totale autonomie aux travailleurs, leur laissant le pouvoir de choisir le moment et/ou le lieu qui conviennent le mieux à l'accomplissement de leurs missions professionnelles.

Le travail hybride, également appelé "travail mixte" ou "télétravail hybride", se distingue par sa capacité à combiner les avantages du travail en présentiel, favorisant la collaboration directe, avec les bénéfices du travail à distance.

Le travail hybride s'inscrit désormais durablement dans les nouvelles pratiques organisationnelles des entreprises. Un modèle permettant une meilleure alternance entre bureau et distanciel. Cette transition est fortement encouragée par l'émergence et la multiplication des espaces de travail alternatifs, favorisant ainsi la mobilité des travailleurs nomades.

Tendances actuelles et préférences des travailleurs hybrides 

Selon une récente étude Opinion Way, en 2023, de nombreux utilisateurs ont la possibilité de changer d'emplacement de travail, et ce, environ trois fois par semaine à condition de disposer d'une connexion internet fiable et des outils nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches. Parmi les options plébiscitées, les hôtels sont devenus l'un des lieux les plus prisés, avec une participation de 72% des travailleurs actifs. Cependant, les espaces de coworking restent en tête avec une préférence marquée par 56% des actifs. 

Cela s'explique principalement par : 

• Les conditions de travail offertes (77%), 
• Le confort ergonomique (68%), 
• La qualité et l'aménagement des espaces (68%).

Les avantages et les inconvénients de l’organisation hybride

L’organisation hybride, autrefois perçue comme une tendance post-Covid, est désormais une réalité pour de nombreuses entreprises de toute taille. Cependant, cette transformation ne fait pas l'unanimité. Chaque entreprise doit prendre des décisions judicieuses en tenant compte de ses particularités.

Dans cette perspective, il est essentiel d'examiner attentivement les implications de l'organisation hybride du travail, qui a un impact significatif à la fois sur les employés et les gestionnaires. Cette approche offre incontestablement une précieuse flexibilité aux employés. Cependant, elle engendre de nombreuses interrogations quant à la manière de manager et de motiver les équipes.

L’impact du travail hybride sur les salariés

Le travail hybride, est devenu une tendance majeure dans le monde professionnel. Il est largement favorisé par la disponibilité croissante d'espaces de travail alternatifs qui répondent aux besoins des employés en matière de connectivité, de confort et d'aménagement.

Selon une étude réalisée par RingCentral, en 2023, 57 % des salariés ont adopté le modèle de travail hybride. +31 points par rapport à 2021. Cette transition vers une flexibilité accrue a des avantages significatifs :

• 37 % des employés constatent une augmentation de leur productivité.
• 30 % signalent une hausse de leur motivation.
• Étonnamment, 34 % se sentent "mieux connectés à leurs collègues" par rapport à leurs homologues en travail à 100 % en présentiel ou en télétravail.

En outre, cette flexibilité permet aux travailleurs de gagner du temps en évitant les trajets domicile-travail. Un avantage mentionné par 69 % des employés en travail hybride. Cela confirme la pertinence d'un équilibre vie professionnelle / vie personnelle, approuvé par 52 % des répondants.

Toutefois, le télétravail n'est pas exempt de défis. Il peut notamment engendrer l'isolement social, la difficulté à déconnecter, des problèmes de communication et de collaboration, des préoccupations liées à la santé en raison d'une sédentarité accrue et d'un environnement de potentiellement non ergonomique, ainsi qu’un risque de désengagement chez certains employés.

Un véritable défi pour les managers

Nous vivons dans un monde marqué par la digitalisation, tous les types de supports sont ou deviennent numériques. Les outils digitaux attendus par la génération Z sont toujours plus performants : intelligence artificielle, informations en temps et en heure sur les réseaux sociaux etc. Dans ce nouveau paradigme, l'hybridation entre le travail en présentiel et à distance émerge comme étant une solution intéressante à développer dans l'organisation au travail.

Les avantages de cette approche sont multiples :

• Elle favorise une gestion orientée vers les résultats, encourageant la responsabilisation et la performance.
• Elle offre une flexibilité de gestion qui accroît la satisfaction des employés et contribue à la rétention des talents.
• Elle permet une diversification du recrutement en attirant des professionnels de différentes régions géographiques.
• Elle engendredes économies en réduisant les coûts liés à l'immobilier, aux dépenses de bureau et à l'infrastructure.
• Elle encourage le développement du leadership à distance, renforçant ainsi les compétences en gestion.

Cependant, cette transition comporte également son lot d'inconvénients :

• La gestion d'une équipe géographiquement dispersée peut s'avérer complexe.
• L'évaluation des performances des employés à distance est un défi qui nécessite des méthodes d'évaluation basées sur les résultats.
• Le maintien d'une communication efficace et la préservation de la cohésion d'équipe sont des défis majeurs en raison de l'absence d'interaction en personne.
• Profiter d'un sentiment d’appartenance à travers la culture d’entreprise.
• Enfin, il existe un risque de discrimination entre les employés en présentiel et ceux à distance, ce qui exige un traitement équitable pour tous.

Comprendre l'impact de cette nouvelle approche sur les managers est essentiel. Cette dernière représente un changement significatif dans le monde du travail.

Comment mettre en place le travail en hybride dans les entreprises ? 

Trois ans après la pandémie, de nombreux dirigeants sont encore préoccupés par l'impact potentiel du travail hybride et à distance sur la culture de leur organisation. Un constat mis en lumière en 2022 lors d’une étude mondiale menée par le cabinet de conseil et de recherche Gartner. Ce dernier montre en effet que seulement un quart des travailleurs hors de l'entreprise se sentent réellement connectés à la culture de leur organisation. Mais alors comment instaurer efficacement ce mode de travail ?

Peter Drucker, consultant et auteur en management des entreprises a abondamment écrit sur le "sens de la performance", soulignant l'importance pour les dirigeants de faire preuve d'une intégrité morale et éthique élevée, de responsabiliser les employés, de promouvoir leur bien-être et de servir un objectif plus vaste. Il met ainsi au défi les dirigeants de se concentrer avant tout sur ce qui est bénéfique pour les individus.

Evaluer les besoins de l’entreprise et ses objectifs

Dans un premier temps, il est essentiel d'évaluer les besoins de l'entreprise et de ses collaborateurs. Cela permettra de définir clairement les objectifs à atteindre et les modalités à mettre en place. Pour ce faire, il convient de prendre en compte divers éléments :

• Les tâches et les responsabilités de chaque employé.
• Les besoins en matière de communication.
• Les éventuelles contraintes liées à la localisation et à la logistique.

Il est ensuite crucial de mettre en place une politique de travail hybride bien définie, en prenant en compte les évolutions des besoins. Cette politique devrait comprendre :

• La détermination de la fréquence du travail à distance.
• La planification de mesures de soutien pour le personnel.
• La communication préalable des solutions disponibles, telles que des tutoriels sur l'utilisation de logiciels essentiels ou des formations, par exemple.

Gérer l’équilibre entre travail au bureau et travail à domicile 

Aujourd'hui, la location des bureaux offre des services de qualité et joue un rôle clé dans cette nouvelle dynamique. En proposant des locaux professionnels adaptés en termes de confort, d'équipements et d'espaces, ils aident les entreprises à sortir des modèles de travail classiques et à exploiter pleinement le potentiel du travail en présentiel.

En ce qui concerne le travail à domicile, il est primordial de fournir aux collaborateurs le matériel et les outils nécessaires pour travailler efficacement. Cela peut inclure la mise à disposition d'un ordinateur portable, d'un écran, d'une chaise ergonomique ou encore d'un accès à Internet haut débit.
 

Le matériel et les équipements indispensables au travail hybride

Avec les avancées technologiques, les organisations aspirent à une expérience de visioconférence fluide, similaire à une collaboration en présentiel. Selon le rapport de Market Research Report & Consulting, le taux de conférences ne cessera de croître au cours des prochaines années. Ce dernier prédit un taux annuel de croissance de 12,5 % entre 2022 et 2030. L'adoption de ce nouveau concept devrait bientôt faire l'unanimité, suivant de près la révolution des équipements technologiques en vogue.

Afin d'optimiser ses équipements il est recommandé de suivre la règle des "3 C" : Connecter, Clarifier et Collaborer. Une approche judicieuse dans le nouveau paradigme du travail, visant à relever les défis de la mobilité extrême, favorisant ainsi l'autonomie et la flexibilité pour tous.

Voici comment ces éléments interviennent :

• Connectivité et outils de communication : Ils revêtent une importance capitale pour maintenir la collaboration entre les membres d'une équipe dispersée géographiquement.
• Accès à distance sécurisé : Il s'agit de sécuriser l'accès aux données confidentielles tout en permettant aux employés d'accéder aux systèmes de l'entreprise de n’importe où.
• Ergonomie et confort : Un environnement de travail confortable réduit le risque de problèmes de santé liés à la posture et à l'utilisation d'ordinateurs.
• Équipements de bureau à domicile : Ils garantissent une productivité accrue aux employés, quelle que soit leur situation.
• Formation et support technique : Une assistance technique doit être disponible en cas de problèmes techniques ou de questions relatives aux équipements.
• Gestion des équipements : Cela englobe le suivi des actifs, la mise à jour des logiciels, la réparation ou le remplacement des équipements défectueux, ainsi que la gestion de la sécurité des données sur les appareils.

Redéfinir l’espace de travail grâce au flex office

Conquérir le monde de travail actuel, c’est avant tout s’adapter aux nouveaux espaces professionnels. L'une des approches de plus en plus adoptées est le flex office. Une organisation dans laquelle les employés ne disposent plus de bureaux attribués de manière permanente. Cela offre une flexibilité sans précédent, permettant aux travailleurs hybrides de choisir l'endroit où ils souhaitent travailler. Que ce soit dans les locaux de l'entreprise, depuis leur domicile, un espace de coworking ou tout autre lieu adapté, cette liberté de choix s'aligne avec leurs besoins spécifiques ou leurs préférences du moment.

Le concept de bureau flexible gagne en popularité à mesure que les entreprises constatent que leurs employés peuvent maintenir leur niveau d'efficacité. De plus, cette transition vers le flex office permet aux sociétés de réaliser des économies significatives, notamment en réduisant les charges, les coûts liés à l'électricité et en optimisant les dépenses immobilières.

L’ordinateur portable, l’indispensable du travail hybride

L'année 2020 a été marquée par une révolution massive dans le domaine du télétravail. Elle a suscité une demande sans précédent en équipement informatique au cours des dernières années. Les chiffres préliminaires du Worldwide Quarterly Personal Computing Device Trackerde l'International Data Corporation (IDC), révèlent une croissance impressionnante de plus de 13 %. La plus significative enregistrée au cours des dix dernières années.
 

Autrefois considéré comme un dispositif secondaire, utilisé temporairement à distance avant de retourner au bureau pour travailler sur des postes fixes plus puissants et confortables, l'ordinateur portable, est désormais devenu l'outil de travail principal pour de nombreux employés. De ce fait, il est impératif qu'il réponde de manière exhaustive à une variété de besoins et qu'il puisse être utilisé dans toutes les situations.

Plusieurs facteurs clés sont à prendre en compte :
•    Puissance du processeur
•    Batterie performante
•    Portabilité aisée

Le meilleur choix d'ordinateur portable pour un travail hybride dépendra des besoins spécifiques de chaque travailleur. Il est essentiel d'anticiper chaque situation et ses exigences pour rester opérationnel et productif quel que soit le contexte. Pour cela, il est recommandé de tester et de comparer les équipements technologiques avant de prendre une décision définitive.

Installer des logiciels de communication pour une collaboration efficace 

Pour garantir le bien-être des travailleurs hybrides, il est essentiel de disposer des outils appropriés. En effet, 86 % des employés interrogés estiment que l'utilisation de logiciels favorise la flexibilité au travail. Certains mettent en avant les logiciels collaboratifs (65 %) et les logiciels de communication (59 %) comme des éléments clés pour rendre le travail à distance possible.

De nombreuses plates-formes de collaboration ont déjà fait leurs preuves, notamment :

• Messagerie instantanée : Slack, Microsoft Teams, Google Chat
• Vidéoconférence : Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
• Partage de fichiers : Dropbox, Google Drive, OneDrive
• Gestion de projets : Asana, Trello, Jira, ClickUp
• Gestion du temps : Toggl, RescueTime, Clockify

Le choix des outils de collaboration doit être adapté aux besoins spécifiques de l'organisation et des employés de différents départements et équipes. Toujours avec une attention particulière en ce qui concerne la sécurisation des outils et des données de l’entreprise

Le rôle central des outils de gestion collaborative

L'instauration d'un planning partagé confère une flexibilité aux employés. Cela les incite à demeurer loyaux envers leur employeur. L'utilisation du concept de travail partagé joue un rôle majeur dans le renforcement de la vision stratégique de l'entreprise et dans l'efficacité du déploiement opérationnel. 

Pour garantir la pérennité de l'activité, il revêt d’une grande importance d'impliquer intégralement les employés. Une communication efficiente et une définition claire des rôles sont donc des éléments cruciaux pour garantir la réussite de cette approche. Enfin, il est redemandé de constituer un binôme avec un référent interne, capable de faire progresser le projet en cas d'absence, ou tout au moins d'agir promptement en cas d'urgence.

Google Agenda se positionne parmi les solutions les plus plébiscitées au niveau international pour la gestion des plannings. Cet outil permet l'enregistrement, la gestion et la synchronisation d'événements et de dates cruciales sur des appareils tels que les smartphones et les ordinateurs.

Le travail hybride introduit un nouveau modèle de travail. Il est une pratique reconnue depuis de nombreuses années par les travailleurs nomades, et permet désormais aux nouveaux employés de jouir d'une plus grande mobilité. Il est impératif de s'entourer d'un accompagnement lors de la phase de transition et de prendre soigneusement en considération les avantages et les inconvénients de cette approche, en ayant en perspective la vision de son entreprise. Il sera toujours possible d'ajuster l'organisation du travail en vue de l'améliorer.
 

Arthur Loyd, Premier Réseau National de Conseil en Immobilier d'Entreprise, met tout en œuvre pour vous accompagner dans la définition et la réalisation de vos projets d'entreprise à Paris et en régions.