Une entreprise est amenée à connaître un ou plusieurs déménagements pour accompagner sa croissance, réduire ses dépenses ou encore saisir une opportunité de développement. Quelles que soient les motivations, elles se font sentir bien avant la prise de décision et devraient systématiquement amorcer la phase de discussion, qui est la première étape d’un déménagement professionnel réussi.
1 - Préparation du projet de déménagement d’entreprise
La préparation du projet peut intervenir jusqu’à 1 an, voire plus, avant la date du déménagement. Généralement, ce délai est proportionnel à la taille de l’entreprise et au nombre d’employés.
Quand lancer la préparation du projet ?
Le plus tôt possible, quelle que soit la taille de la structure. Visez au moins 12 mois pour une grosse entreprise et plusieurs mois pour les TPE-PME.
Qui est concerné à ce stade ?
Dans une petite structure, vous pouvez mettre tout le monde autour de la table dès les prémices du projet. Dans les plus grandes entreprises, il est possible de réunir les responsables. Principalement, les services juridiques, RH et de communication afin de définir les modalités légales et pratiques du déménagement pour l’entreprise et ses salariés avant l’annonce officielle.
2 - Lancer la recherche des prochains locaux
La phase de recherche de locaux doit aussi être lancée assez rapidement. Plus vous commencez tôt, plus vous augmentez vos chances de voir se libérer le bien que vous attendiez sur le marché.
Quand commencer à chercher un nouveau local ?
Dans la foulée de la première réunion avec l’équipe. Vous aurez sans doute jeté quelques coups d’œil avant cela pour comprendre le marché. Il s’agit désormais de préciser la recherche sur une zone bien définie et d’affiner les critères. C’est aussi le moment, le cas échéant, de vérifier le préavis du bail en cours. Il est par exemple de 6 mois pour les baux professionnels généralement souscrits dans le cadre de la location de bureaux.
De qui s’entourer pour la recherche de locaux ?
Une agence locale spécialisée dans l’immobilier professionnel peut vous accompagner dans votre projet. Vous cherchez des nouveaux locaux à acheter ou des bureaux à louer à Clermont-Ferrand ? L’agence locale du réseau national Arthur Loyd, spécialiste de l’immobilier d’entreprise est là pour vous conseiller et vous aider à préciser votre projet de déménagement.
3 - Préciser le plan de déménagement de l’entreprise
Les premières semaines de recherche vous auront permis de mieux comprendre le marché local de l’immobilier d’entreprise et d’affiner votre projet de déménagement.
Les bonnes questions à poser
Le budget est-il suffisant pour la surface visée dans un quartier particulier ? Existe-t-il des zones plus accessibles offrant des prestations similaires ? Votre conseiller en immobilier pourra vous renseigner sur les spécificités du marché sur votre secteur d’emménagement.
La consultation des employés
Si ce n’est pas déjà fait, c’est le moment de consulter l’ensemble des salariés afin de lister les éventuelles contraintes de chacun, notamment du point de vue des déplacements. Les résultats d’une enquête d’opinion en interne pourraient par exemple resserrer la zone de recherche à proximité du quartier gare ou sur une ZAC périphérique particulièrement bien desservie.
4 - Contacter et engager des prestataires de services
Ces prestataires de services sont en premier lieu les déménageurs, puis les fournisseurs d’électricité, d’accès internet, mais aussi, le cas échant, les architectes et décorateurs d’intérieur pour transformer le nouveau local à l’image de l’entreprise.
Quand commencer ces démarches ?
Plusieurs mois avant le jour J, commencez à comparer les devis. Dès que vous avez trouvé le local et que le calendrier se précise, vous pouvez signer le contrat de déménagement et prévoir les dates d’intervention pour adapter et/ou rafraîchir les lieux avant votre arrivée.
Pour l’accès à internet, les délais varient de 1 à plusieurs jours ouvrés, mais peuvent aller jusqu’à plusieurs semaines si une intervention technique s’avère nécessaire. Mieux vaut informer le fournisseur un à deux mois avant la date du déménagement de l’entreprise pour planifier l’intervention.
Pour l’électricité, rapprochez-vous du fournisseur au moins deux semaines avant, sachant que, dans le meilleur des cas, la mise en service dans un local déjà raccordé au réseau peut prendre 24h si la télé-opération est possible. Comptez plusieurs jours ouvrés pour une intervention manuelle. Attention, si le nouveau local n’est pas encore raccordé au réseau, les délais se comptent en mois.
Comment répartir ces tâches ?
Vous pouvez désigner les responsables de différentes tâches parmi l’équipe spécialement composée pour déménager l’entreprise. Certaines actions, comme l’inventaire du matériel informatique, demandent la participation de tous les salariés. La mise en carton sera aussi un moment privilégié pour embarquer tout le monde dans le processus de déménagement.
5 - Encadrer le déménagement et la transition
L’emménagement lui-même est à la fois l’étape la plus importante et la plus expéditive. Avec une bonne organisation, l’essentiel devrait être plié dans la journée.
Pour autant, il reste encore quelques échéances à surveiller : le retour à une productivité optimale qui pourrait prendre plusieurs semaines, la fin du contrat de réexpédition et de la communication de votre nouvelle adresse aux clients et aux partenaires d’ici la première année…
Notez enfin que si le changement d’adresse concerne le siège social, il faudra ajouter à votre liste les démarches nécessaires à la modification des statuts.
