Recherche de bureaux : bien préparer son dossier

Comment préparer son dossier lorsque l'on cherche des bureaux ?

1- Définir ses besoins

Pour entamer ses recherches, il est préférable de définir votre besoin et votre budget.

En ce qui concerne le cahier des charges, commencez par définir votre localisation : quelle(s) ville(s) souhaitez-vous cibler ? Quel quartier ? Quel niveau de dessertes souhaitez-vous (voiture, transport en commun) ? Quelle proximité avec le domicile de vos collaborateurs actuels et à venir ?

Concernant les bureaux souhaités, en fonction de vos effectifs, quelle surface recherchez-vous ? Souhaitez-vous la présence d’une salle de réunion, d’un open-space, de bureaux fermés ? Êtes-vous intéressé par un parking, une cuisine, des équipements spécifiques comme une climatisation, un lieu de stockage, etc. ?

Fixez-vous une date butoir pour trouver de nouveaux locaux et pour emménager. A cette étape-là, la date de dédite de votre bail doit être prise en compte.

2- Définir son budget

Il doit englober à la fois des frais ponctuels comme des charges fixes.

Les frais variables regroupent les honoraires de commercialisation, le dépôt de garantie, les frais de déménagement et d’emménagement.

Concernant les frais réguliers, prenez en compte bien sûr le loyer, les charges habituelles (électricité, chauffage, eau, ménage, assurance, internet, etc.), les éventuelles charges de copropriété, les taxes comme l’impôt foncier, et facultativement la garantie bancaire.

3- Se mettre en veille

En moyenne, 2 mois minimum sont nécessaires pour trouver activement des bureaux.
Pour être en veille active, créez vos alertes sur notre site internet en fonction des critères préalablement définis.

4- Se faire conseiller 

Pour ne pas vous engager à la légère et pour sécuriser votre décision, vous pouvez vous faire aider par un expert en immobilier d’entreprise. Celui-ci vous aide à valider votre stratégie immobilière selon vos besoins et selon le marché. Il vous proposera des opportunités et pourra réaliser un audit des bureaux présélectionnés. Enfin, sa connaissance juridique du doit des baux sera utile lors de la signature du bail.

5- Anticiper et réaliser les visites

Il peut être judicieux de réaliser une check-list pour suivre et comparer des critères factuels et objectifs lors de vos visites.

Qualité du quartier et des dessertes, état de l’immeuble, qualité des prestations associées, présence de parties communes, espaces flexibles.

N’hésitez à effectuer ces visites avec vos collaborateurs, pour prendre des décisions de manière concertée.

Ne retenez que 2 voire 3 biens, afin de maximiser vos chances de voir votre dossier retenu.

6- Monter son dossier

Afin de préparer votre dossier pour le bailleur ou le vendeur, vous pouvez assembler les documents suivants :

- Un courrier d’intérêt, signé, aux couleurs de votre entreprise

- Une copie des statuts de la société,

- Un extrait Kbis,

- Un R.I.B.

- Les trois derniers bilans et comptes de résultats,

- Une présentation de l’activité de la société

7- Bail : bien le négocier

Concernant le bail, il est possible de le retrouver sous ces deux formes :

- Bail dérogatoire : conclu pour une période de 3 ans maximum, les conditions de résiliation sont librement aménageables.

- Bail commercial : appelé également bail 3, 6, 9, il est conclu pour les 9 prochaines années et se trouve être résiliable par le locataire tous les 3 ans, avec souvent un préavis de 6 mois.

8- Anticiper son déménagement

Confiez la supervision du déménagement à un référent, définissez un plan d’implantation, ainsi qu’un calendrier, ce qui vous laisse le temps de solliciter plusieurs déménageurs. Anticipez le mouvement en faisant un point sur votre mobilier, le transfert de votre équipement informatique et abonnement, votre fourniture d’énergie et bien sûr vos cartons.

Pour plus de renseignements sur les étapes clés de votre déménagement => Consultez notre livre blanc !