Déterminer la surface idéale de ses futurs bureaux

#1: Établir le cahier des charges

La première étape sera de rédiger le cahier des charges.  

Indiquez la zone d’implantation que vous ambitionnez, le nombre de salariés permanents et ponctuels, l’espace de stockage dont vous avez besoin, le type d’organisation envisagé (bureaux fermés, open-space, mixte…) et les espaces communs souhaités (salle de réunion, cafeteria, salle de pause, …).  

Ces éléments vous serviront de fil conducteur durant vos recherches et vous éviteront d’oublier des surfaces.  

#2: Les facteurs à prendre en compte

Votre surface de bureau idéale dépend tout d'abord du type de bureaux désiré. Des bureaux indépendants se calculent différemment de bureaux en coworking puisqu’ils demandent de tenir compte de tous les mètres carrés, y compris les couloirs, sanitaires, cuisine, locaux techniques, espaces de stockage… Contrairement au coworking pour lequel les espaces communs ne sont pas comptabilisés.  

L’agencement de vos futurs bureaux est également un facteur clé : individuels/fermés ou open space. En effet, un open space de 50m² n’aura pas la même capacité d’accueil que des bureaux individuels car les cloisons font perdre de l’espace. L’open space s’avère ainsi plus avantageux économiquement, mais n’est pas adapté à toutes les organisations.  

De même, la surface des espaces communs se définit en fonction de vos besoins. Vous devez déterminer :  

Le nombre de salles de réunion souhaité, la nécessité d’une cuisine et/ou d’une salle de pause, d’une salle de sport…  

Le moyen de transport utilisé par vos collaborateurs est également un élément très important à prendre en compte. Si vos salariés se déplacent en voiture par exemple, il vous faudra prévoir des places de parking.  

Enfin, pensez à anticiper d’éventuelles perspectives de croissance en prenant quelques mètres carrés supplémentaires pour éviter un autre déménagement. Il est d’ailleurs recommandé de prévoir une marge d’erreur de 10% sur votre estimation.  

#3: Calculer sa surface  

Il existe plusieurs méthodes pour calculer sa surface idéale…  

L’open-space :  

On compte, généralement, pour les open-space, 7m² par personne. Il faudra donc multiplier le nombre de collaborateurs permanents et ponctuels (stagiaires, intérimaires, freelances, CDD…), par 7 pour connaître la surface brute minimale nécessaire.  

Les bureaux fermés :  

Ce cas de figure nécessite de prendre en compte l’ensemble du mobilier. Le ratio se base ainsi sur la superficie minimale nécessaire pour installer un salarié et le mobilier (entre autres : son bureau) dans la pièce. Cette dernière est fixée à 12,5m². Ainsi, si 3 collaborateurs ont besoin d’un bureau fermé, vous devrez comptabiliser 3 salles de 12,5m² ou une salle de 37,5m² (12,5 x 3).  

Les espaces communs :  

Le calcul de la superficie des espaces commun demande quant à lui de multiplier le nombre de collaborateurs par 2. Si votre entreprise compte, par exemple, 6 collaborateurs, la surface de votre salle de réunion devra mesurer 12m² minimum. Cette dernière partie vient s’additionner aux précédentes et se calcule après avoir défini la surface nécessaire en open-space et/ou en bureaux cloisonnés.

Veillez également à prévoir les « m² gris »  (couloirs, sanitaires, locaux techniques, parking…) qui représentent généralement 20% de la surface totale, calculée en amont.  

NB : ces chiffres sont indicatifs et peuvent être adaptés en fonction de vos critères. Le ratio dépend bien souvent des besoins émanant de l’activité professionnelle de l’entreprise.  

A présent, vous disposez des outils nécessaires pour calculer votre surface idéale.  

Si souhaitez rénover ou aménager vos bureaux, créer des espaces à votre image, intégrer des services ou déménager en toute sérénité, Arthur Loyd met à votre disposition un réseau d’experts capables de répondre à vos besoins.