Comme pour tout déménagement, il est préférable de diviser la charge de travail et d’assigner des tâches spécifiques à différents employés. L’idéal est de commencer la préparation du déménagement professionnel le plus tôt possible, pour limiter le stress des collaborateurs et pour être efficace.
Trouver vos futurs bureaux
Avant de déménager, vous devez déjà trouver vos futurs bureaux. Vous souhaitez déménager votre entreprise dans des bureaux plus grands, moins chers ou mieux placés ? La recherche de bureaux peut parfois s’avérer compliquée. Pour vous aider, il est conseillé de faire appel à une agence immobilière d’entreprise.
Définir vos critères
Pour trouver des bureaux adaptés à vos besoins, vous devez au préalable définir des critères. L’emplacement, la superficie, la configuration, l’accessibilité ou encore la sécurité sont des éléments à prendre en compte. Définir des critères permet également de faire le tri dans les annonces et de sélectionner celles qui répondent réellement à vos besoins.
Définir votre budget
Le budget joue un rôle majeur dans la recherche du bureau idéal pour votre entreprise. En fonction de votre budget, vous allez pouvoir définir un périmètre de recherche. Selon les villes, certains quartiers nécessitent un budget important. Le budget et les critères de recherche sont donc étroitement liés.
Négocier et signer le bail
Une fois que vous avez trouvé le bureau ou le local commercial qui vous convient, vous pouvez commencer la négociation du bail. Avant de signer le bail, vous devez prendre connaissance des clauses du contrat et vous assurer qu’elles sont respectées du côté du bailleur et du vôtre.
Il est possible de négocier certaines clauses du contrat comme le montant du loyer, l’échéance de paiement, le dépôt de garantie ou encore la résiliation du bail. En revanche, vous ne pouvez pas négocier la durée du bail, l’état des lieux, ni la répartition des charges.
Planifier le déménagement professionnel
Pour commencer, créez un calendrier comprenant toutes les étapes essentielles de votre déménagement. De l’emballage des dossiers au déménagement, en passant par le tri des documents, planifier toutes les étapes du projet vous aidera à rester organisé.
Choisissez la date du déménagement en consultant tous les membres de l’équipe. La date doit être fixée pendant une période calme, pour que les collaborateurs puissent anticiper et préparer le déménagement de leurs bureaux. Lorsque cela est possible, il est préférable de prévoir un déménagement professionnel pendant une période creuse, durant laquelle l’entreprise n’est pas débordée. Ainsi, il convient d’éviter le mois de septembre, et toutes les périodes de grands retours de vacances.
Pour planifier la préparation des bureaux, déterminez un temps précis pour chaque bureau. Gardez à l’esprit qu’il faudra plus de temps pour déménager les bureaux les plus spacieux. Plus l’espace disponible est grand, plus le nombre de dossiers est important. L’emballage des affaires et la mise en carton des bureaux doivent dans tous les cas être commencés rapidement par les membres de l’équipe. Par exemple, vous pouvez accorder une demi-heure par jour à vos collaborateurs pour commencer à trier et à emballer les affaires dont ils n’ont pas besoin, quelques mois avant le déménagement. Trois à six mois sont nécessaires pour cette étape.
Quand poser son préavis ?
Si vous louez un bureau ou un local commercial, la rupture du bail commercial 3-6-9 est régie par le code de commerce et la jurisprudence, et plus particulièrement par les articles L145-4 et L-145-9. Vous devez déposer votre préavis 6 mois avant l’échéance de la période triennale.
Préparer la logistique informatique et téléphonique
Un aspect crucial du déménagement professionnel est la préparation de la logistique informatique et téléphonique. Plusieurs semaines avant le déménagement, contactez votre fournisseur d'accès Internet et votre opérateur téléphonique pour organiser le transfert de vos lignes et connexions. Assurez-vous que le nouveau local est correctement équipé en prises réseau et téléphoniques. Planifiez avec votre service informatique ou votre prestataire externe le démontage, le transport et la réinstallation de vos équipements (serveurs, ordinateurs, imprimantes). N'oubliez pas de sauvegarder toutes les données importantes avant le déménagement. Prévoyez également la mise à jour de vos adresses IP, la reconfiguration de votre réseau local et la mise en place de la téléphonie dans vos nouveaux locaux. Une bonne préparation de cet aspect technique permettra une reprise rapide de l'activité après le déménagement.
Concevoir le nouvel espace avant de déménager
La prochaine étape consiste à collecter toutes les informations disponibles sur le nouvel espace. Essayez d’obtenir des plans ou un aménagement du sol pour pouvoir identifier les contraintes, telles que les prises électriques pour imaginer la conception de votre nouvel espace. Cette étape peut être réalisée au cours des 6 mois précédents le déménagement, en fonction du temps dont vous disposez.
L’objectif est de répartir l’espace avant le déménagement pour gagner du temps le jour J et durant les semaines suivantes. N’hésitez pas à dresser une liste d’éventuelles problématiques liées au nouvel espace, telles qu’une zone de rangement plus petite, une cloison en trop…
Cette étape est très importante car elle permet de rassurer vos collaborateurs et de les aider à se projeter. Le jour du déménagement professionnel, si vous avez conçu votre espace auparavant, le mobilier et les affaires de chacun seront répartis de manière logique, dans les zones correspondantes.
Créez votre équipe de déménagement
Pour préparer votre déménagement professionnel, nommez un responsable « déménagement » pour chaque service. Les différents responsables pourront coordonner les tâches entre les membres de leur service. L’emballage des dossiers, du matériel et des objets personnels des collaborateurs est une étape fastidieuse qui demande du temps. Le matériel commun ne doit pas être oublié.
Vous pouvez également vous appuyer sur les responsables déménagement pour concevoir votre nouvel espace. Ils sont très concernés par le sujet et sauront veiller à ce que les demandes des équipiers soient respectées dans la mesure du possible. Assigner un responsable déménagement par service permet de mieux appréhender la conception du nouvel espace et de prendre conscience des besoins de chacun.
Faire appel à une société de déménageurs
Vous devez également commencer à demander des devis auprès de plusieurs sociétés de déménageurs. Comparez les devis, le coût et les services proposés pour faire votre choix.
Comme pour tout déménagement, il est important de s’assurer de la fiabilité de la société et de recevoir le meilleur service, au meilleur prix. En fonction de votre activité, des entreprises sont spécialisées dans le déménagement de bureaux, et d’autres dans le déménagement des locaux commerciaux.
N’hésitez pas à poser des questions pour éviter les mauvaises surprises lors du déménagement.
Informez votre carnet d’adresses
Pour préparer votre déménagement professionnel, la dernière étape est d’informer tous vos contacts ! Tous vos clients, vos fournisseurs et vos partenaires doivent être informés et connaitre la date approximative du déménagement. Informer vos contacts est essentiel pour conserver la fidélité des clients et pour éviter les problèmes administratifs.
Vous pouvez confier cette tâche à la personne en charge de la communication de votre entreprise. En fonction de votre budget, différentes possibilités s’offrent à vous. L’emailing est la solution la moins coûteuse et la plus rapide. Si votre budget le permet, vous pouvez également organiser une « crémaillère » après le déménagement en invitant vos partenaires et vos clients principaux.
Informer vos clients et fournisseurs ne suffit pas. Vous devez également communiquer auprès de votre assureur, de la préfecture et de l’URSSAF. Si votre entreprise emploie plus de 50 salariés, votre déménagement doit également être connu par votre CE et par le CHSCT (Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail).
Mise à jour des documents officiels et des supports de communication
Vos documents officiels et supports de communication (plaquette commerciale, cartes de visite, flyers…) doivent être mis à jour avec votre nouvelle adresse professionnelle. Même si cette étape n’est pas urgente, vous devez tout de même effectuer la mise à jour rapidement.
