Plusieurs facteurs peuvent amener une entreprise à déménager : locaux trop petits, charges trop importantes, emplacement inadéquat… Mais quelle que soit la raison, le déménagement est une étape de la vie de l’entreprise qui ne s’improvise pas. Arthur Loyd vous livre ici quelques conseils pour mener ce projet à bien.
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Avant d’entamer toutes démarches, définissez votre équipe projet, désignez votre « responsable du déménagement » pour vous organiser au mieux et établissez le cahier des charges du projet.
Chaque déménagement, que ce soit pour s’installer dans des locaux plus grands, plus petits, ou bien pour permettre la fusion de deux entités, peut devenir un véritable moteur d’évolution pour l’entreprise s’il est bien organisé.
Une fois la décision de déménager prise, il est important d’en informer au plus vite les collaborateurs afin que personne ne soit pris au dépourvu et que tout le monde puisse s’organiser, de façon individuelle ou en équipe.
Une composante humaine très importante dans le projet de déménagement, puisque ce dernier peut aussi bien impulser une nouvelle dynamique qu’être source d’appréhension et de démotivation s’il est mal organisé/communiqué.
Enquêtes internes, visite des nouveaux locaux par équipe et communications rassurantes sont ainsi les bienvenues.
Pour se dérouler dans les meilleures conditions possibles, un déménagement se prépare en amont ! Si un bail commercial vous engage, gardez bien à l’esprit que vous devrez respecter un préavis de 6 mois minimum pour le dénoncer.
La durée de la mission de recherche de vos nouveaux locaux pourra quant à elle varier de 6 à 12 mois selon vos besoins.
Si vous souhaitez avoir l’esprit tranquille, il vous est tout à fait possible de débuter la recherche de vos nouveaux locaux avant de dénoncer votre bail.
C’est également le moment de commencer à établir l’organisation et l’aménagement des futurs bureaux : quels modes de travail souhaités, quels types d’aménagement pour les futurs locaux … ? Établissez en parallèle l’inventaire du mobilier, des archives et du matériel à déménager.
La recherche de nouveaux locaux est une tâche complexe qui requiert du temps. Choisir les bons bureaux n’est pas chose facile. Les mauvaises surprises et les surcoûts peuvent vite arriver. C’est pourquoi nous vous conseillons de faire appel à un professionnel.
Afin d’éviter toute déconvenue, le Conseil en immobilier d’entreprise vous aide à définir votre besoin et effectue les recherches pour vous afin de vous proposer une sélection de biens correspondant en tout point à vos critères. Un gain de temps considérable !
Ce dernier vous accompagnera également dans la suite de vos négociations avec le bailleur.
Si certaines clauses du bail que vous êtes sur le point de signer sont dites d’ordre public, d’autres sont librement négociables avec le bailleur avant la signature : le loyer, l’échéance de paiement, le dépôt de garantie, les travaux…
Une fois les clauses validées et le bail signé, prévenez l’ensemble des collaborateurs du bon déroulement du projet et communiquez-leur la nouvelle adresse.
C’est également le moment de faire un état des lieux des locaux actuels et des nouveaux locaux pour réaliser d’éventuels travaux. Déménageur, technicien, électricien, plombier, peintre… pourront ainsi être mis à contribution.
Une fois la date du déménagement fixée, faites établir quelques devis pour le transport de vos biens et pensez à faire la demande de changement d’adresse ainsi que le transfert de la ligne téléphonique et de la connexion internet.
Attention, ne résiliez pas les contrats rattachés aux anciens bureaux avant d’avoir emménagé.
Afin d’éviter de perturber le rythme de l’entreprise, nous vous recommandons d’opérer le week-end pour déménager les derniers matériaux, déballer les cartons et vérifier les raccords informatiques afin que tout soit prêt le jour J.
Le grand jour arrivé, prenez place dans vos nouveaux bureaux et accueillez, par exemple, vos collaborateurs autour d’un petit déjeuner.
Voilà, vous disposez maintenant de toutes les clés pour assurer le bon déroulement de votre déménagement !
Arthur Loyd, Créateur de Possibilités, nous transformons vos défis d’aujourd’hui en réussite de demain.
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